Раздел 3. Требования к составлению жанров личных документов
Функции официально-делового стиля реализуются в различных документах. Словом «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) в деловой речи принято обозначать деловые бумаги, обслуживающие сферу общения государства с государством, государства с гражданами и граждан между собой.
Среди многочисленного разнообразия видов документов официально-делового стиля особое место занимают личные документы – разновидность деловых бумаг личного характера, составленных и оформленных частным лицом.
Личные документы, как и все другие разновидности письменной деловой речи, состоят из строго определенных, постоянных элементов содержания, которые в делопроизводстве принято называть реквизитами.
Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, так как их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.
Реквизитами в личных документах могут быть:
1. сведения об адресате (должность, фамилия, имя, отчество лица, кому адресован документ);
2. сведения об адресанте (должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего документ; в некоторых случаях – контактная информация о составителе: адрес места проживания, номер телефона, номер факса и т.д.);
3. наименование жанра документа (например, Заявление, Расписка и т.д.);
4. опись приложений к документу, если они имеются;
5. дата;
6. подпись автора документа и др.
Чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно только правильно использовать в нем те или иные реквизиты, но и необходимо правильно, в соответствии с существующим государственным стандартом их расположить и наполнить документ языковым материалом.
Требования, предъявляемые к письменному оформлению деловых бумаг, складываются из требований, оговоренных нормативными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.
Заявление – документ, содержащий просьбу (предложение, жалобу) какого-либо лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление составляется в произвольной форме от руки или печатается на листе бумаги формата А4.
Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.
Наименование адресата: фамилия, инициалы, должность лица, кому адресовано заявление
· наименование адресанта (заявителя): фамилия, имя, отчество, должность (в некоторых случаях адрес заявителя);
· наименование вида документа (заявление);
· текст заявления (точное изложение просьбы, предложения);
· опись прилагаемых к заявлению документов (если имеются);
· личная подпись;
· дата составления заявления.
Заявление может быть адресовано или должностному лицу, или организации.
Основные требования к письменному оформлению заявления, адресованного должностному лицу (см. приложения: образец 1):
В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы указываются должность, звание (если имеется), фамилия и инициалы адресата.
Под адресатом с новой строки со строчной буквы в родительном падеже (кого? чьё?) с предлогом от или без него указывается должность, фамилия, имя, отчество адресанта, т.е. лица, пишущего заявление.
Если заявление адресовано должностному лицу той же организации, в которой работает или учится автор заявления, то адресант должен указать свою должность. Если заявление адресовано должностному лицу другой организации, то заявитель обычно указывает еще и свой домашний адрес.
Наименование документа – заявление – пишется посередине новой строки:
а) со строчной буквы, если перед указанием должности, фамилии и инициалов не использовался предлог от; в этом случае после слова заявление ставится точка;
б) с прописной буквы, если перед указанием должности, фамилии и инициалов использовался предлог от; в этом случае после слова заявление точка не ставится.
в) в случае составления документа машинописным способом слово Заявление обычно пишется с прописной буквы и после него точка не ставится.
Текст заявления содержит точное изложение просьбы (предложения, жалобы) и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость, и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.
Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу разрешить, Прошу допустить, Прошу Вашего разрешения + па что?, Прошу Вашего согласия + на что?).
Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что?) и т.д.
В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в тексте заявления с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, «К заявлению прилагается копия аттестата об окончании средней общеобразовательной школы»).
Следует помнить, что к обязательному для заявления слову «Прошу» не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, уважаемому, очень, убедительно и т.п. или выражения в конце заявления типа «В просьбе прошу не отказать».
Личная подпись подающего заявление с указанием после него фамилии и инициалов располагается внизу справа под текстом заявления.
Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число, месяц, год пишутся цифрами (15.06.2007) или число и год цифрами, а название месяца словами (15 июня 2007 г.).
Требования к оформлению заявления, адресованного организации (см. образец 2):
1. В форме винительного падежа (куда?) с предлогом В с отступом в треть строки с прописной буквы указывается наименование учреждения, куда адресовано заявление.
2. Остальные реквизиты и их расположение соответствуют форме заявления, адресованного должностному лицу (см. выше).
ЗАЯВЛЕНИЕ
Ректору МГТУ им. Н.Э. Баумана
члену-корреспонденту РАН
Федорову И.Б.
от студента группы ИБМ 5-62
Никитина А.С.
Заявление
Прошу Вас предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с 02.09.2009 по 02.09.2010 на основании медицинской справки № 123654 от 30.08.2009.
Медицинская справка прилагается.
01.09.2009 (подпись) А.С. Никитин
ЗАЯВЛЕНИЕ
В Центр довузовской подготовки
МГТУ им. Н.Э. Баумана
от учащегося средней школы № 57
Петрова Сергея Васильевича,
проживающего по адресу:
ул. Партизанская, д. 18, кв. 21,
г. Люберцы Московской обл.
Заявление
Прошу принять меня на курсы Центра довузовской подготовки МГТУ им. Н.Э. Баумана для подготовки к вступительным экзаменам по математике, физике и русскому языку.
12.09.09 (подпись) С.В. Петров
Доверенность — документ, выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами и соответственно дающий право доверенному лицу действовать от имени доверителя.
Доверенность предоставляет полномочия доверенному лицу предпринимать за доверителя какое-либо действие (например, получить что-либо).
В зависимости от вида полномочий различаются три вида доверенностей:
1) разовая, дающая право на совершение одного конкретного действия (например, на получение заработной платы);
2) специальная, дающая право на совершение каких-либо однородных действий (например, доверенность юрисконсульту предприятия для выступлений в арбитраже);
3) общая (генеральная), дающая право на общее управление имуществом доверителя.
Формы и способы совершения доверенности, сроки ее действия, порядок прекращения регулируется Гражданским кодексом (ГК). Доверенность, в которой не указана дата, недействительна. Для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы) закон предусматривает обязательное нотариальное удостоверение. Текст доверенности пишется от первого лица. Основные реквизиты доверенности:
• наименование документа (Доверенность);
• наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность, данные паспорта, адрес);
• наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность, данные паспорта, адрес);
• формулировка доверяемой функции;
• дата;
• личная подпись.
Требования к оформлению доверенности, составленной частным лицом (см. приложения: образец 3):
1. Наименование документа (Доверенность) пишется с прописной буквы посередине строки без точки после него.
2. Текст доверенности начинается с красной строки с прописной буквы и располагается в указанной последовательности:
а) наименование лица (фамилия, имя, отчество в именительном падеже — кто?), выдающего доверенность, с указанием места его работы (учебы), должности, данных паспорта (серия, номер, кем и когда выдан), адреса регистрации лица и места его проживания (в некоторых случаях);
б) наименование лица (фамилия, имя, отчество в дательном падеже — кому?), на чье имя выдается доверенность, с указанием места его работы (учебы), должности, данных паспорта (серия, номер, кем и когда выдан), адреса регистрации лица и места его проживания (в некоторых случаях);
в) предмет доверенности (используется клишированная форма: кто? + доверяю + кому? + инфинитив глагола — получить);
г) срок действия доверенности (в отдельных случаях).
3. Образец подписи лица, на чье имя выдается доверенность (при совершении банковских операций).
4. Дата выдачи доверенности внизу слева под текстом доверенности.
5. Подпись лица, выдающего доверенность, внизу справа под текстом доверенности.
6. Наименование лица, удостоверяющего доверенность (под датой и подписью).
7. Печать.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Доверенность
Я, Петров Петр Петрович, студент I курса юридического факультета МГТУ им. Н.Э. Баумана, паспорт серия 4604 № 125678, выдан центральным ОМ УВД г. Москвы 05.06.2004, доверяю Иванову Сергею Михайловичу, паспорт серия 4604 № 240128, выдан центральным ОМ УВД г. Москвы 16.11.2003, получить причитающуюся мне за март 2009 г. стипендию.
10.11.2007 г. (подпись) П.П. Петров.
Подпись Петрова П.П. удостоверяется
Начальник отдела кадров
Государственного института
технических наук (подпись) Гаврилова Е.А.
12.11.2007 (печать)
Расписка — документ, подтверждающий произведенное кем-либо определенное действие (например, получение лицом предметов, имеющих какую-либо ценность: денег, вещей, документов и т.д.).
• наименование документа (Расписка);
• наименование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные);
• текст расписки;
• дата;
• личная подпись.
Требования к оформлению расписки (см. приложения: образец 4; образец 5):
1. Наименование документа (Расписка) пишется с прописной буквы посередине строки без точки после него.
2. Текст расписки начинается с красной строки с прописной буквы и располагается в следующей последовательности:
а) наименование лица (фамилия, имя, отчество в именительном падеже — кто?), получившего ценности, с указанием места его работы (учебы), должности, данных паспорта (серия, номер, кем и когда выдан), адреса регистрации, места проживания (в некоторых случаях);
б) название ценностей;
в) наименование лица (фамилия, имя, отчество в родительном падеже — от кого?), от которого получены ценности, с указанием места его работы (учебы), должности, данных паспорта (серия, номер, кем и когда выдан), адреса регистрации, места проживания (в некоторых случаях); обычно при написании расписки используется клишированная форма: кто? + получил + от кого? + что?;
г) точное наименование передаваемого (перечень ценностей) с указанием их количества и цены (указывается цифрами и прописью).
5. Дата выдачи расписки (помещается внизу слева).
6. Личная подпись автора расписки (помещается внизу справа).
7. Дата, обязывающая вернуть ценности в определенный срок (указывается в некоторых случаях).
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении по месту работы (учебы) или у нотариуса.
РАСПИСКА
Расписка
Я, Саврасов Алексей Александрович, студент группы РТ1-61 радиотехнического факультета, получил от декана машиностроительного факультета Новикова М.Ю. для оформления кабинета машиностроительных технологий следующие материальные ценности:
1) магнитную доску — 1 (одну);
2) плакаты — 3 (три);
3) книжные полки — 2 (две).
18.02.2007 (подпись) А.А. Саврасов
РАСПИСКА
Расписка
Мною, Ивановой Натальей Александровной, студенткой группы БМТ1-52 факультета биомедицинской техники МГТУ им. Н.Э.Баумана, получены деньги в сумме 3045 (три тысячи сорок пять) рублей из кассы МГТУ на приобретение праздничных плакатов для оформления актового зала к Новому году.
20.12.2007 (подпись) Н.А. Иванова
Объяснительная записка — документ, в котором поясняется содержание отдельных положений какого-либо документа или объясняются причины какого-либо события, факта, поступка, чаще всего нарушения трудовой или технологической дисциплины, невыполнения производственного задания, поручения и т.д.
Объяснительные записки по своему содержанию можно разделить на две группы. К первой группе относятся документы, сопровождающие какой-либо основной документ и, соответственно, объясняющие содержание основных его положений. Такие документы оформляются на общем бланке предприятия (учреждения).
Вторую группу составляют объяснительные записки, в которых излагаются причины невыполнения конкретным лицом какого-либо поручения, нарушения им трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки, имеющие характер личного свойства, адресуются вышестоящему непосредственному руководителю.
Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Она может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги А4.
Основные реквизиты объяснительной записки, составленной частным лицом:
• наименование должности, фамилия и инициалы лица, кому адресована объяснительная записка;
• наименование документа (Объяснительная записка);
• текст объяснительной записки;
• наименование должности, фамилии и инициалов лица, составителя объяснительной записки;
• подпись составителя объяснительной записки;
• дата составления объяснительной записки.
Основные требования к письменному оформлению объяснительной записки, адресованной должностному лицу (см. приложения: образец 6):
1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы указываются должность, инициалы и фамилия адресата, т.е. лица, кому адресована объяснительная записка.
2 Наименование документа — Объяснительная записка — пишется посередине новой строки с прописной буквы, точка после него не ставится.
3. Текст объяснительной записки делится на две части. В первой части констатируются факты нарушения трудовой деятельности; во второй — объясняются причины нарушения трудовой деятельности. Констатирующая часть может начинаться с конкретного изложения фактов нарушений трудовой деятельности (например, мною 02.11.2006 пропущено..., 27.05.2007 я опоздал на 40 мин. ... и т.д.). При указании причины нарушения трудовой деятельности можно использовать клишированные формы словосочетаний, применяемые при написании заявления (например, в связи с тем, что...; ввиду (чего?)... и т.д.).
4. Под текстом объяснительной записки с новой строки с прописной буквы в именительном падеже указывается должность, инициалы, фамилия адресанта. В некоторых случаях аналогично докладной записке должность составителя, его инициалы и фамилия указываются под наименованием лица, кому адресована объяснительная записка (в этом случае используется форма родительного падежа).
5. Личная подпись с последующим указанием инициалов, фамилии составителя объяснительной записки располагается справа на строке, в которой указывается наименование автора объяснительной записки.
6. Дата составления объяснительной записки располагается внизу слева под наименованием составителя объяснительной записки.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Руководителю НУК «ИУ»
Матвееву В.А.
от студентки группы ИУ5-64
Макаровой Галины Алексеевны
Объяснительная записка
Мною пропущены занятия с 15.09.2009 по 20.09.2009 в связи с болезнью матери А.Г. Макаровой.
Медицинская справка прилагается.
17.09.2007 (подпись) Г.А. Макарова